Ce qu'est un portail client
Un portail client est un espace en ligne, protégé par un identifiant, où chacun de vos clients retrouve son dossier. Il y voit l'avancée, les documents, les prochaines étapes et peut vous écrire. Il l'ouvre depuis son téléphone ou son ordinateur, à l'heure qui l'arrange.
Ce qu'il change pour vos clients
Votre client attend surtout de savoir où il en est. L'inquiétude naît du silence, rarement du délai lui-même.
Avec un portail, il voit :
- l'étape en cours et les étapes suivantes ;
- les documents à signer ou à fournir ;
- les dates prévues ;
- l'historique de vos échanges.
Il n'a plus besoin de chercher un e-mail perdu ou de rappeler pour une pièce jointe.
Ce qu'il change pour vous
Vous recevez moins d'appels de suivi, et ceux qui restent portent sur de vraies questions. Les documents arrivent au bon endroit au lieu de se perdre entre vos e-mails et vos messages. Et quand un collègue reprend un dossier, il trouve tout l'historique.
Le portail renvoie aussi une image : celle d'une entreprise organisée, qui n'a rien à cacher sur l'avancée du travail.
Pour quels métiers
Le portail client sert dès qu'un dossier dure plus de quelques jours et passe par plusieurs étapes :
- les artisans du bâtiment, de la signature du devis à la réception des travaux ;
- les cabinets et indépendants qui demandent des pièces à leurs clients ;
- les agences et prestataires qui font valider des étapes ;
- les centres de formation qui suivent des inscriptions.
Ce qu'un bon portail contient
Une avancée claire
Une barre ou une liste d'étapes, avec l'étape en cours bien visible. Votre client comprend en un regard.
Les demandes de documents
Vous demandez une pièce, il la dépose directement. Vous voyez ce qui manque sans tenir de liste à part.
Les messages au même endroit
Une question posée dans le portail reste attachée au dossier. Plus de recherche dans trois messageries différentes.
Des notifications utiles
Un e-mail prévient votre client quand une étape avance ou quand vous attendez quelque chose de lui. Il n'a pas besoin d'ouvrir le portail chaque jour.
Restez simple. Un portail que votre client comprend sans mode d'emploi vaut mieux qu'un portail riche qu'il n'ouvre jamais.
Un exemple que vous pouvez voir
Chez MetriKs, chaque client suit la création de son site dans son propre espace : l'avancée en direct, les éléments à envoyer, les questions au même endroit. Vous pouvez découvrir son fonctionnement sur la page méthode et espace client.
C'est ce type d'outil que MetriKs construit pour d'autres métiers, autour de votre façon de travailler. Découvrez la page logiciel sur mesure, lisez aussi CRM sur mesure ou logiciel du marché, ou parlez de votre projet pendant le diagnostic offert.