Comment repérer une tâche à automatiser
Prenez votre dernière semaine et notez ce que vous avez fait plusieurs fois, de la même façon. Une tâche se prête bien à l'automatisation quand elle coche trois cases :
- elle revient au moins une fois par semaine ;
- elle suit toujours le même chemin ;
- elle ne demande pas votre jugement de professionnel.
Rédiger un devis demande votre expertise. Le relancer trois jours plus tard, non.
1. Relancer les devis sans réponse
Vous envoyez un devis, puis le silence. Le client hésite, compare, ou a simplement oublié. Une relance au bon moment suffit souvent à relancer la discussion, mais la faire à la main demande de tenir une liste et d'y penser.
Une automatisation s'en charge : trois jours après l'envoi, si le devis n'est pas signé, votre client reçoit un message court, écrit dans votre ton, qui lui demande s'il a des questions. Vous choisissez le délai, le texte et le nombre de relances.
2. Envoyer les rappels de rendez-vous
Un rendez-vous oublié, c'est un créneau perdu et un déplacement pour rien. Un rappel la veille, par SMS ou par e-mail, réduit ce risque sans que vous ayez à décrocher le téléphone.
Ce type de message relève de la relation avec votre client, pas de la publicité. La CNIL distingue bien les messages liés à une prestation en cours, comme un rappel ou une confirmation, des messages de prospection, qui obéissent à des règles plus strictes de consentement. Votre client doit tout de même savoir qu'il recevra ces rappels.
3. Arrêter de recopier les commandes
Une demande arrive par le formulaire de votre site, une autre par e-mail, une troisième par message. Vous les recopiez ensuite dans un tableur ou un carnet. Chaque copie prend du temps et laisse passer des erreurs.
Une automatisation peut ranger chaque demande au même endroit, dès son arrivée : nom, téléphone, besoin, ville, photos jointes. Vous ouvrez un seul écran le matin et tout y est.
4. Demander un avis Google après chaque prestation
Vos clients contents laissent rarement un avis d'eux-mêmes. Ils le font quand on le leur demande, au bon moment, avec un lien direct.
Une automatisation envoie ce lien quelques heures après la fin de la prestation ou l'envoi de la facture. Le message reste personnel et ne promet rien en échange : Google interdit les avis obtenus contre une remise ou un cadeau. L'article sur les avis Google détaille la méthode.
5. Prévenir quand un dossier avance
« Alors, où en est mon dossier ? » Cette question vous coûte des appels chaque semaine. Un message automatique peut prévenir votre client à chaque étape : commande de matériel reçue, date d'intervention fixée, travaux terminés.
Pour aller plus loin, un portail client lui permet de suivre son dossier lui-même, à toute heure.
Ce qu'il ne faut pas automatiser
Gardez pour vous tout ce qui demande d'écouter ou de décider :
- le premier échange avec un nouveau client ;
- la réponse à une réclamation ou à un avis négatif ;
- le chiffrage d'un devis ;
- l'annonce d'un retard ou d'un imprévu.
Vos clients choisissent un artisan pour la personne autant que pour le travail. L'automatisation vous libère du temps pour ces moments-là.
Un bon test : si votre client lisait le message automatique, penserait-il que vous l'avez écrit vous-même ? Si la réponse est non, réécrivez-le.
Par où commencer
Choisissez une seule tâche, celle qui vous pèse le plus, et mettez-la en place. Vous verrez vite le temps gagné, et vous saurez quoi faire ensuite.
MetriKs repère avec vous ces tâches pendant le diagnostic offert de 45 minutes, puis les fait tourner seules avec des messages écrits dans votre ton. Découvrez la page automatisation ou faites d'abord l'autodiagnostic en une minute.